Arhiviranje poslovne dokumentacije

Letna poročila so praktično za nami, zato je sedaj čas za ureditev arhivov.

Odgovor na vprašanje “Kako dolgo je potrebno hraniti poslovno dokumentacijo” nam podaja zakonodaja iz različnih področji (Zakon o gospodarskih družbah, Zakon o davku na dodano vrednost, Zakon o evidencah na področju dela, Zakon o davčnem postopku, Slovenskih računovodski standardi, itd.).

Podjetje mora roke hrambe dokumentacije določiti  v internem aktu. Ker različni zakoni zahtevajo različne časovne intervale je pri določitvi internega akta smotrno upoštevati zakon, ki določa najdaljši rok hranjenja posamezne dokumentacije.

Trajna hramba poslovne dokumentacije

V arhivih moramo trajno hraniti naslednjo poslovno dokumentacijo:

• poslovne knjige (glavna knjiga in dnevnik glavne knjige kot temeljni knjigi)
• bilance stanja, izkaz poslovnega izida oz. letna poročilo vključno z poslovnim poročilom
• končni obračun plač zaposlencev ter izplačilne liste za obdobja za katera ni končnih obračunov plač zaposlencev; podatki povezani s prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovane (M-4) in kontrolni podatki za dohodnino

10 let

V arhivih moramo vsaj 10 let hraniti naslednjo poslovno dokumentacijo:

• Račune, ki se nanašajo na dobave blaga ali storitev je potrebno hraniti najmanj 10 let po poteku leta, na katero se računi nanašajo.
• obračune DDV
• obračune davka od dohodkov pravnih oseb
• potni nalogi
• analitične evidence zalog
• obračuni/temeljnice za knjiženje amortizacije osnovnih sredstev
• analitična evidenca osnovnih sredstev
• obračuni davčnih odtegljajev (REK obrazci)
• dokumentacijo, ki se nanaša na transferne cene

20 let

Račune, ki se nanašajo na nepremičnine pa je potrebno hraniti  najmanj 20 let po poteku leta, na katero se nanašajo.

Preostala dokumentacija

Za preostalo dokumentacijo (npr. druge pomožne poslovne knjige, temeljnice za knjiženje, blagajniško poslovanje, izpiske denarnih sredstev, depozitne in kreditne pogodbe, itd.) pa je potrebno določiti nek razumen rok na primer 5 let po poteku leta na katero se nanašajo dokumenti.

Za potencialna vprašanja in pomoč, smo vam na voljo.